بر اساس یک مطالعه، شرکت‌هایی در کشورهای آمریکا و انگلستان با حداقل ۱۰۰ هزار کارمند، به‌طور متوسط ۶۲/۴ میلیون دلار در سال را به‌دلیل ارتباطات ضعیف از دست داده‌اند. اگرچه که ارتباط موثر در محیط کار بسیار بااهمیت است، اما پیاده‌سازی و توسعه مهارت‌های ارتباطی در آن می‌تواند چالش برانگیز باشد. در ادامه به شما می‌گوییم که چرا برقراری ارتباط موثر در محیط کار مهم است و چگونه می‌توانید ارتباطات خود و تیمتان را بهبود دهید.

منظور از ارتباط موثر چیست؟

ارتباطی موثر است که در آن فرایند تبادل ایده‌ها، افکار، نظرات، دانش و داده‌ها به‌طوری انجام شود که پیام موردنظر، شفاف و واضح درک شود. وقتی ارتباط موثر برقرار می‌شود، هم فرستنده و هم گیرنده پیام، احساس رضایت می‌کنند. این ارتباط می‌تواند در شکل‌های مختلفی باشد، مثل:

• کلامی
• غیرکلامی
• نوشتاری
• دیداری
• شنیداری

در واقع ارتباط موثر باید بتواند به‌طور دقیق پیام رابا هدف حفظ یا بهبود روابط انسانی منتقل کند.

ارتباط موثر در محیط کار چطور می‌تواند به عاملی برای موفقیت تبدیل شود؟

کسب‌وکارها اطلاعات، ایده‌ها و پیام‌هایشان را از طریق پلتفرم‌های مختلفی به کارمندان ارسال می‌کنند. وجود پلتفرم‌ها، به رهبران کسب‌وکارها کمک می‌کند تا نیروهای انسانی خود را در کنار هم نگه دارند؛ حتی اگر محل کار آن‌ها با یکدیگر متفاوت باشد. ایجاد یک پلتفرم مناسب و کانال ارتباطی صحیح، در برقراری ارتباط موثر در محیط کار نقش دارد. همچنین می‌تواند باعث ایجاد خلاقیت و حفظ روابط در سراسر یک کسب‌وکار شود.

وجود ارتباط موثر در محیط کار، همدلی، روحیه، تعامل، بهره‌وری و رضایت کارمندان را افزایش می‌دهد. در نتیجه علاوه بر خود فرد، تیم‌ها و کسب‌وکار‌ها هم نتایج بهتری را کسب می‌کنند. به گفته شرکت مشاوره مک مکنزی، بهره‌وری در کسب‌وکار‌هایی که کارمندان در آن‌ها ارتباطات زیادی دارند، ۲۰ تا ۲۵ درصد بیشتر است؛ پس می‌توان نتیجه گرفت وجود ارتباطات موثر در موفقیت کسب‌وکارها تاثیرگذار است.

اهمیت برقراری ارتباط موثر با همکاران در محیط کار

گفتیم که برقراری ارتباط موثر در محیط کار، باعث ایجاد یک محیط کاری پویا، سالم، بانشاط و از بین رفتن ناکارآمدی‌ها می‌شود. در طی یک نظرسنجی در سایت Salesforce، حدود ۸۶ درصد از کارمندان و مدیران، نبود همکاری صحیح به‌دلیل ارتباطات ناکارآمد را دلیل اصلی شکست‌ پروژه‌ها و محصولات دانسته‌اند. همکاری و به‌طور کلی برقراری ارتباط موثر در بین کارمندان، به آن‌ها در افزایش روحیه، تعامل، بهره‌وری، رضایت و انگیزه کمک می‌کند.

چطور ارتباطات خود را در محیط کار بهبود دهیم؟

اگر بتوانید ارتباط موثری در محیط کار خود برقرار کنید، روحیه وانگیزه بیشتری برای کار کردن پیدا خواهید کرد. در ادامه چند راه‌حل برای بهبود ارتباطات در محیط کار را برایتان بررسی می‌کنیم:

• روی مهارت‌های ارتباطی خود کار کنید

کلید برقراری یک ارتباط موثر در محیط کار و با دیگر همکاران، داشتن یک تجربه مثبت کاری است. برای خلق چنین تجربه‌ای باید مهارت‌های فردی خود را تقویت کنید و نکاتی مانند موارد  زیر را هنگام تعامل به یاد داشته باشید:

• نشانه‌های غیرکلامی مهم است

نشانه‌های غیرکلامی مانند لحن کلام، ارتباط چشمی وبه‌طور کلی زبان بدن، چیزهای زیادی را بیان می‌کنند که کلمات نمی‌توانند آن‌ها را به‌خوبی بازگو کنند. در هنگام صحبت با همکار خود، به لحن و زبان بدن خودتان و او دقت کنید. تشخیص لحن در ارتباطات متنی، سخت‌تر است. اگر برای درک ایمیل یا ارتباط در پیام‌رسان‌ها مشکل دارید، از روش‌های دیگری مانند ویدیو کنفرانس یا ملاقات‌های حضوری استفاده کنید.

• خوب گوش دهید

برقراری ارتباط موثر در محیط کار، دوطرفه است. با درونی کردن آنچه که می‌شنوید و توجه به هدف و احساسات پشت آنچه که به شما می‌گویند، گوش دادن فعال را تمرین کنید.

• از دیگران بازخورد بگیرید

از چند همکار مورد اعتماد و مدیر خود، بخواهید که مهارت‌های ارتباطی شما را ارزیابی کنند و به ارتباطات نوشتاری و گفتاری شما امتیاز دهند. سپس می‌توانید این ۲ سوال را از آن‌ها بپرسید:

• برای برقراری ارتباط بهتر با شما چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
• برای بهبود نحوه برقراری ارتباطم در این کسب‌وکار، روی چه حوزه یا مهارتی باید کار کنم؟
• در جلسات، مفید باشید

با مرور دستور کار جلسه یا صورت جلسه‌های قبلی، دست پر به جلسه بروید. به این فکر کنید که چطور می‌توانید موثر باشید.

• فکر کنید که از چه روشی باید استفاده کرد

وقتی موضوعی برای برقراری ارتباط دارید، اهمیت، فوریت و پیچیدگی آن را درنظر بگیرید و با توجه به آن از یک کانال ارتباطی موثر استفاده کنید. 

اگر کارفرما یا مدیر هستید:

• جلسات را بهینه برگزار کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که ۵۰ درصد از زمان صرف شده در جلسات از نظر شرکت‌کنندگان مفید بوده است. برای برگزاری جلسات بهینه می‌توانید از ایده‌های زیر کمک بگیرید:

• مشخص کردن دستور کار و اهداف هر جلسه 
• ارسال دستور کار و سایر مطالب مورد بحث در جلسه مانند ارائه‌ها، قبل از زمان برگزاری جلسه
• دعوت از افراد ضروری و مهم
• مطمئن بودن از سلامت تجهیزات فنی لازم 
• اشتراک‌گذاری صورت جلسه‌های قبلی با اعضای جدید 
• فرهنگ سازمانی خود را غنی کنید

ایجاد یک محیط کاری قابل اعتماد و امن برای کارمندان، می‌تواند به آن‌ها در برقراری یک ارتباط موثر کمک کند. کارمندان باید بتوانند به‌راحتی نگرانی و دغدغه‌های خود را بیان کنند، سوال بپرسند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.

کلام آخر

توانایی برقراری ارتباط، در فهرست مهارت‌های مورد نیاز بیشتر کارفرماها قرار دارد. داشتن ارتباطات است که باعث می‌شود روابط کاری و شخصی‌مان و کارها به‌خوبی پیش رود. مهارت‌های ارتباطی همان طور که از اسمشان پیدا است، مهارت هستند؛ خوشبختانه می‌توان با آموزش و انجام تمرین‌های مختلف، آن‌ها را یاد گرفت و روی آن‌ها تسلط پیدا کرد.