به‌لطف امکان برگزاری آنلاین جلسات، دیگر لازم نیست همه افراد در اتاق مخصوصی دور هم جمع شوند؛ چون هرکسی می‌تواند در هرجایی که هست، روبه‌روی موبایل یا لپ‌تاپش بشیند و با وصل شدن اینترنت در جلسه حاضر شود. ازآنجایی‌که جلسه آنلاین آداب‌ورسوم خاص خودش را دارد، ممکن است خیلی‌ها هنوز ندانند که چطور به‌شکلی واقعاً حرفه‌ای وارد این نوع جلسات شوند؛ دقیقاً به همین خاطر است که بعضی‌ وقت‌ها، اتفاقات عجیبی در جلسات آنلاین می‌افتد؛ اتفاقاتی که ویدیوهای آن‌ در شبکه‌های اجتماعی به‌سرعت وایرال می‌شوند.

اگر می‌خواهید همه‌چیز کاملاً حرفه‌ای پیش برود و اشتباه بزرگی مرتکب نشوید،باید آداب شرکت در جلسه‌های آنلاین را بلد باشید و آن را به همکاران خود هم یاد بدهید. در ادامه مطلب بیشتر درباره این موضوع صحبت می‌کنیم.

مهم‌ترین آداب شرکت در جلسه‌های آنلاین (۱۵ اصل مهمی که باید حتماً رعایت شوند)

ازآنجایی‌که رفته‌رفته محبوبیت جلسات آنلاین بین شرکت‌ها بیشتر می‌شود و احتمالاً به‌زودی، جایگاه ویژه‌ای به‌عنوان شکل جدیدی از ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی پیدا می‌کند، لازم است اصول شرکت در این جلسات را یاد بگیریم. شما می‌توانید با رعایت این اصول، تصویری کاملاً حرفه‌ای از خودتان در ذهن مدیران، همکاران، کارفرماهای احتمالی (یا هرکسی که روی صفحه مانیتور خود می‌بینید و با او صحبت می‌کنید) بسازید.

اولین اصل این است:

۱. لباس مناسب بپوشید

اگر به‌طور کلی دورکار هستید، می‌توانید هر لباسی را که دوست دارید زمان انجام کار بپوشید؛ ولی همان‌طور که می‌دانید شرکت در جلسه‌های آنلاین با هر لباسی، درست نیست! بنابراین بهتر است در طول مدت‌زمان جلسه، به همان شکلی لباس بپوشید که برای شرکت در جلسات حضوری آماده می‌شوید. ضمناً برای اینکه تصویری حرفه‌ای از خودتان نشان دهید، بهتر است دوربین وبکمتان را باز نگه دارید.

۲. آماده‌سازی تجهیزات و مقدمات لازم برای شرکت در جلسه یا برگزاری آن

سرعت اینترنتتان چطور است؟ قطع شدن صدا و تصویرتان اتفاق خوبی نخواهد بود! آیا وبکمی که می‌خواهید از آن استفاده کنید سالم است؟ میکروفون مشکلی ندارد؟ نرم‌افزار برگزاری جلسه آپدیت شده یا نه؟

آماده‌سازی این تجهیزات قبل از برگزاری جلسه خیلی مهم است. چراکه قطعی ارتباط به هر دلیلی، تاثیر بدی روی مخاطب می‌گذارد وجهه‌تان را خراب خواهد کرد. به‌علاوه، پیشنهاد می‌کنیم در اتاقی ساکت و با کمترین عامل حواس‌پرتی مستقر شوید.

۳. طرز استفاده از پلتفرم برگزاری جلسه را خیلی خوب یاد بگیرید

برای اینکه به‌خوبی آماده شرکت در جلسه باشید، باید بدانید پلتفرم برگزاری جلسه چطور کار می‌کند و طرز استفاده از قابلیت‌های مختلف آن را بلد باشید. پس برای این سوال‌ها دنبال جواب بگردید:

· آیا لازم است نرم‌افزار یا اپلیکیشن خاصی را روی دستگاه خود نصب کنید یا کار با نسخه وب پیش خواهد رفت؟

· وبکم و میکروفونتان بدون مشکل به پلتفرم وصل می‌شوند؟

· آیا لزوماً باید از هدفون برای شنیدن صدای حاضران در جلسه آنلاین کمک بگیرید؟

· چطور می‌توانید صدای خود را در صورت لزوم قطع کنید؟ تصویر را چطور؟

توجه داشته باشید پلتفرم‌های زیادی وجود دارند که در این زمینه خدمات مختلفی را ارائه می‌کنند؛ از گوگل میت گرفته تا اسکایپ؛ هرکدام از این پلتفرم‌ها فرق‌هایی با یکدیگر دارند و به همین خاطر است که می‌گوییم قبل از ورود به جلسه، تمام نکات استفاده از آنها را یاد بگیرید.

۴. دستور کار جلسه را با دقت بررسی کنید و بخوانید

جلسه‌ای که دستور کار نداشته باشد، فقط وقت افراد حاضر در آن را تلف می‌کند! به همین خاطر، همه شرکت‌های حرفه‌ای، قبل از اینکه جلسه را قطعی کنند، دستور کار مشخص و دقیقی تعریف کرده و آن را در اختیار حاضران قرار می‌دهند. اگر این‌طور است و دستور کار به دستتان رسیده، حتماً آن را با دقت بخوانید تا بفهمید باید راجع‌به چه چیزهایی حرف بزنید. درست مثل زمانی که می‌خواهید در جلسه‌های حضوری شرکت کنید.

در مورد جلسه مصاحبه آنلاین هم باید سوالاتی را که می‌خواهید بپرسید ازقبل آماده کنید تا سردرگم به‌نظر نرسید. همچنین، اگر قرار است درباره سوابق‌تان حرف بزنید، با آمادگی کامل وارد جلسه شوید.

۵. وقت‌شناس باشید و به‌موقع در جلسه حاضر شوید

دیر کردن برای جلسه آنلاین به‌معنای واقعی کلمه نشان‌دهنده بی‌مسئولیتی است! به‌طور کلی وقت‌نشناس بودن خصوصیت اخلاقی خیلی بدی محسوب می‌شود، اما وقتی فقط باید پشت سیستم بنشینید و وارد جلسه شوید، کمتر بهانه‌ای برای توجیه عدم حضور به‌موقع قابل‌قبول است. اگر می‌خواهید حرفه‌ای به نظر برسید، حتماً سر وقت تعیین‌شده (و حتی زودتر!) در اتاق مجازی جلسه حاضر شوید. همه‌چیز را محاسبه کنید؛ از زمان لازم برای لباس پوشیدن تا آماده‌سازی تجهیزات و بالا آوردن نرم‌افزار برگزاری جلسه. توجه کنید که اگر میزبان جلسه هستید، موضوع وقت‌شناسی حتی اهمیت بیشتری هم دارد!

۶. هنگام صحبت دیگران، میکروفونتان را قطع کنید

بالاتر توضیح دادیم که یادگیری طرز استفاده از تمام قابلیت‌های اپلیکیشن، یکی از لازمه‌های حضور حرفه‌ای در جلسه‌های آنلاین است. در همان قسمت گفتیم که باید بدانید نحوه قطع کردن میکروفون به چه شکلی است.

هروقت فرد دیگری مشغول صحبت بود، حتماً میکروفون خود را قطع کنید تا صداهای پیش‌بینی‌نشده در محیط برای فردی که در حال صحبت است، مزاحمت ایجاد نکند. هرموقع که قرار شد صحبت کنید، به‌سادگی، با کلیک روی یک دکمه، میکروفون را باز کرده و حرفتان را بزنید.

۷. ترجیحاً در هنگام جلسه از دستگاهتان استفاده دیگری نکنید

حتی اگر می‌خواهید نکات مهم را یادداشت کنید، سراغ روش سنتی بروید و از دفتر و قلم کمک بگیرید. با این کار، خیالتان راحت است که مشکلی برای سیستم پیش نمی‌آید، یا اینکه ناخواسته اشتباهی نمی‌کنید که بخواهد به وجهه کاری شما آسیب برساند.

۸. برای صحبت کردن اجازه بگیرید

اگر جلسه به میزبانی شخص دیگری برگزار می‌شود، برای صحبت کردن اجازه بگیرید تا برای دیگران مزاحمت ایجاد نکنید! مدیر جلسه باید حواسش به این‌ مسائل باشد و در وقت مناسب، زمان لازم را برای صحبت کردن در اختیارتان بگذارد. توجه داشته باشید که در جلسه‌های آنلاین، این موضوع می‌تواند مشکل‌ساز شود و صحبت کردن هم‌زمان چندنفر کنترل اوضاع را از دست مدیر جلسه خارج می‌کند. به همین خاطر، بیشتر پلتفرم‌ها مثل Google Meet گزینه‌ای با نام Raise Hand دارند که در چنین شرایطی به کار می‌آید.

۹. در صورت طولانی شدن جلسه، زمان استراحت تعیین کنید

اگر میزبان هستید، باید برای جلسه‌های طولانی زمان تنفس یا استراحت تعیین کنید. یک تنفس ۱۰ دقیقه‌ای در نظر بگیرید و ازقبل این موضوع را به شرکت‌کنندگان اطلاع بدهید. در نظر گرفتن این زمان برای جلوگیری از اتلاف انرژی افراد ضروری است و به آن‌ها کمک می‌کند تا برای ادامه جلسه آماده شوند.

اگر میزبان نیستید، درخواست خود را به میزبان بگویید تا وقفه‌ای به وجود بیاید و بتوانید کمی به ذهن و بدن خود استراحت دهید.

۱۰. به دوربین وبکم خود نگاه کنید و حرفتان را واضح بزنید

وقتی نوبت شما شد که صحبت کنید، چشم‌هایتان را به دوربین وبکم خود بدوزید (نه به تصویر خودتان یا دیگر همکاران روی نمایشگر) و شفاف حرفتان را بزنید. در غیر این صورت، نمی‌توانید تصویری حرفه‌ای از خودتان نشان بدهید و علاوه‌بر آن منظورتان به‌طور کامل منتقل نمی‌شود.

۱۱. حواستان به پنجره چت باشد

معمولاً در جلسات آنلاین، برقراری ارتباط از طریق کانال‌های مختلفی صورت می‌گیرد. در کنار مکالمه صوتی و تصویری، معمولاً پنجره‌ای برای مکامله متنی (چت) هم وجود دارد که ممکن است اطلاعات مهمی در آن‌ ردوبدل شود.

توصیه می‌کنیم در کنار توجه به موضوع اصلی جلسه، حواستان به این پنجره هم باشد تا نکته‌ای از چشمتان پنهان نماند.

۱۲. حواستان به زمان باشد

اگر مدت‌زمان محدودی برای صحبت کردن دارید، حواستان باشد در همان بازه زمانی صحبت‌هایتان را تمام کنید. اگر میزبان جلسه هستید، بد نیست فردی را مسئول این کار کنید تا به افراد در رابطه با زمان تذکر بدهد. همچنین، این فرد باید مواظب باشد که جلسه از موضوع اصلی دور نشود و وقت بی‌جهت هدر نرود.

۱۳. صحبت همکارانتان را قطع نکنید

بالاتر در مورد قطع کردن میکروفون (در زمانی که صحبت نمی‌کنید) و اجازه گرفتن برای شروع صحبت گفتیم. هردوی این موارد اهمیت بالای عدم ایجاد مزاحمت را نشان می‌دهند. چون این اصل از آداب شرکت در جلسه‌های آنلاین خیلی مهم است، تصمیم گرفتیم در بخشی جداگانه بازهم روی آن تاکید کنیم و یادآوری کنیم که تحت هیچ شرایطی، صحبت بقیه را قطع نکنید تا هرج‌ومرج ایجاد نشود.

۱۴. از محتوای جلسه نتیجه‌گیری کنید

چه میزبان باشید چه شرکت‌کننده، بعد از پایان جلسه، باید از اطلاعات ردوبدل‌شده نتیجه‌گیری کنید.

به‌عنوان میزبان بهتر است قبل از اینکه افراد اتاق مجازی را ترک کنند، نکات و موضوعات مهم مطرح‌شده در طول جلسه را خلاصه کرده و در اختیار آن‌ها بگذارید.

۱۵. یک پایان‌بندی خوب داشته باشید!

تمام اصولی که تا اینجا بررسی کردیم، برای برگزاری و اداره موفق یک جلسه آنلاین کاربرد داشتند. آخرین نکته مهمی که باید در این رابطه بدانید، نحوه به پایان رساندن جلسه است.

موقع خداحافظی و اعلام پایان جلسه (اگر میزبان هستید)، علاوه‌بر خداحافظی، خوب است که از حاضران به‌خاطر وقت گذاشتن و شرکت در جلسه تشکر کنید. ضمناً، اگر به ‌هر دلیلی مجبورید زودتر از پایان جلسه اتاق مجازی را ترک کنید، پیشنهاد می‌کنیم یک توضیح کوتاه در پنجره چت بنویسید تا مزاحم روال کلی کار و صحبت بقیه نشوید؛ با این کار، تصویری حرفه‌ای از خودتان می‌سازید و دیگران این‌طور برداشت می‌کنند که جلسه و موضوع آن برای شما مهم بوده است.

جلسه‌های آنلاین به افزایش کارآمدی مجموعه کمک می‌کنند

همان‌طور که قول داده بودیم، در این مقاله راجع‌به آداب شرکت در جلسه‌های آنلاین صحبت کردیم. این جلسات که کم‌کم جایگزین ملاقات‌های حضوری شدند، آداب ویژه خودشان را دارند که ما در ۱۵ اصل زیر آن‌ها را بررسی کردیم: 

1. پوشیدن لباس مناسب

2. آماده‌ کردن تجهیزات و اتاق

3. مرور طرز استفاده از پلتفرم جلسه

4. حضور به‌موقع در اتاق جلسه مجازی

5. بررسی دقیق دستور کار جلسه

6. قطع کردن میکروفون موقع صحبت دیگران

7. متوقف کردن تمام کارهای دیگر با دستگاهی که با آن وارد جلسه شده‌اید

8. اجازه گرفتن از مدیر جلسه برای صحبت کردن

9. تعیین زمان استراحت برای جلوگیری از هدر رفتن انرژی حاضران در جلسه

10. نگاه مستقیم به دوربین و شفاف صحبت کردن

11. زیر نظر داشتن پنجره چت

12. در نظر گرفتن محدودیت زمانی برای صحبت کردن

13. قطع نکردن صحبت‌های همکاران

14. نتیجه‌گیری از محتوای جلسه

15. پایان‌بندی محترمانه با تشکر از شرکت‌کنندگان

امیدواریم با خواندن این مقاله بتوانید جلسات کاری آنلاین شرکت خودتان را بهتر برگزار کنید. اگر شما هم نکته‌ مهمی را می‌دانید که در این مقاله راجع‌به آن صحبت نکردیم، لطفاً در قسمت کامنت‌ها برای ما بنویسید.

منابع: CoffeePals | DiPLO